Hóa đơn điện tử tiếng Anh là gì?

1. Hóa đơn điện tử tiếng Anh là gì?

Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là: Bill) một hình thức thanh toán điện tử. Phương pháp lập hoá đơn điện tử được sử dụng bởi các đối tác kinh doanh, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp, để trình bày và kiểm tra các tài liệu giao dịch giữa nhau và đảm bảo các điều khoản của thỏa thuận thương mại của họ được đáp ứng. Các tài liệu này bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, ghi nợ, ghi chú tín dụng, điều khoản thanh toán và hướng dẫn, và phiếu chuyển tiền.

Mục đích của lập hóa đơn điện tử

Việc lập hóa đơn điện tử là bảo đảm tất cả các hóa đơn chưa thanh toán từ các nhà cung cấp được phê duyệt, xử lý và thanh toán. Xử lý hoá đơn bao gồm ghi lại dữ liệu quan trọng từ hóa đơn và cho nó vào hệ thống tài chính hoặc kế toán của công ty. Sau khi hoàn thành việc cấp dữ liệu, các hoá đơn phải trải qua quá trình kinh doanh của công ty để được thanh toán.

Hóa đơn điện tử có thể được định nghĩa là dữ liệu hoá đơn có cấu trúc được phát hành trong EDI (Electronic Data Interchange) hoặc các định dạng XML, có thể sử dụng các mẫu web dựa trên Internet.

Các tài liệu này có thể được trao đổi theo nhiều cách bao gồm các tệp EDI, XML hoặc CSV. Chúng có thể được tải lên bằng email, máy in ảo, các ứng dụng web hoặc các trang FTP. Công ty có thể sử dụng phần mềm hình ảnh để chụp dữ liệu từ các tài liệu PDF hoặc giấy và nhập vào hệ thống hoá đơn của họ. Điều này giúp hợp lý hóa quá trình nộp hồ sơ, đồng thời ảnh hưởng tích cực đến các nỗ lực bền vững. Một số công ty có quy trình lập hoá đơn điện tử riêng.

Tuy nhiên, nhiều công ty thuê một công ty bên thứ ba để thực hiện và hỗ trợ quá trình lập hoá đơn điện tử và lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ của chính họ